Assistant(e) administratif(e) en formation

À propos du poste

Un poste d'assistant(e) administratif(e) en formation est ouvert, avec la référence AAFRF1026. Il s'agit de gérer l'administration des dossiers de formation, de suivre les inscriptions et les participants, et de participer à la mise en place d'un outil intégrant l'intelligence artificielle. La liste des missions est non exhaustive et peut évoluer selon les besoins de l'activité.

Missions principales

• Gérer administrativement les dossiers de formation : constitution, organisation et mise à jour des dossiers et documents associés, suivi des inscriptions et des listes de participants.
• Assurer la disponibilité et la conformité des documents nécessaires au bon déroulement des formations, et répondre aux demandes d'information sur leur organisation et leur suivi.
• Participer à la mise en place d'un outil intégrant l'intelligence artificielle, exploiter ses fonctionnalités, identifier les tâches administratives automatisables et veiller à la fiabilité des données.
• Respecter les procédures internes et les exigences qualité, contrôler la complétude et la conformité des dossiers, et assurer la traçabilité des formations.
• Relancer les interlocuteurs, suivre les dossiers et les échéances, informer de l'avancement et signaler rapidement les difficultés, anomalies ou retards.

Profil recherché

• Formation en gestion administrative, assistantat, coordination ou domaine équivalent ; une expérience en gestion administrative ou suivi de dossiers de formation est un avantage.
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et esprit d'initiative.
• Capacité à structurer et fiabiliser des données, à gérer les priorités et à communiquer avec les interlocuteurs.
• Appétence pour les nouvelles technologies et l'intelligence artificielle.

Compétences requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word, et des outils collaboratifs.
• Bonne compréhension des processus administratifs et du suivi documentaire.
• Aisance avec les outils numériques et les solutions intégrant l'intelligence artificielle.
• Une connaissance des procédures qualité et des exigences de gestion de la formation est un atout.